Rapport d'adéquation : contenu, exemple et rapport périodique

Qu'est-ce que le rapport d'adéquation ?

Le rapport d'adéquation est le document écrit qui résume le conseil donné au client et explique pourquoi la recommandation lui est adaptée : ses objectifs, sa situation, son horizon, ses connaissances, son attitude face au risque et sa capacité à subir des pertes.

Les directives européennes parlent de « déclaration d'adéquation » ; le règlement délégué MIF 2 parle de « rapport d'adéquation ». Les deux termes désignent le même document. Il existe dans trois cadres que le CGP croise au quotidien :

• MIF 2, pour le conseil en investissement sur des instruments financiers ;
• la DDA, pour le conseil sur des produits d'investissement fondés sur l'assurance, comme l'assurance vie en unités de compte ;
• le statut de CIF, dont le règlement général de l'AMF impose de formaliser le conseil dans un rapport écrit.

Qui doit le remettre, et quand ?

Cas de la vente à distance. Si la souscription se fait par un moyen de communication à distance qui ne permet pas d'envoyer le rapport avant, MIF 2 et la DDA autorisent à le remettre juste après, à deux conditions : le client a accepté de le recevoir ainsi, et vous lui avez proposé de retarder la souscription pour le recevoir avant.

Ce que le rapport doit contenir

L'article 54 §12 du règlement délégué MIF 2 fixe le contenu minimal. Le rapport doit :

1. présenter une synthèse des conseils donnés ;
2. expliquer pourquoi la recommandation est adaptée, et comment elle répond aux objectifs et à la situation particulière du client, en ce qui concerne :
   • la durée d'investissement requise,
   • ses connaissances et son expérience,
   • son attitude à l'égard du risque,
   • sa capacité de perte ;
3. indiquer si les produits recommandés peuvent nécessiter un réexamen périodique, et attirer l'attention du client sur ce point.

Pour les informations à recueillir en amont, voir notre guide du KYC du CGP.

Côté assurance, la DDA demande que la déclaration précise les conseils fournis et la manière dont ils répondent aux préférences, aux objectifs et aux autres caractéristiques du client. Les préférences du client en matière de durabilité font aussi partie de l'évaluation de l'adéquation et doivent apparaître dans le raisonnement.

Exemple de trame de rapport d'adéquation

Voici une trame en neuf parties, à adapter avec votre responsable conformité ou votre association professionnelle.

1. Identification : client, conseiller, date, référence de la lettre de mission.
2. Objet du conseil : la demande du client, en une ou deux phrases.
3. Situation du client : familiale, professionnelle, revenus, charges, patrimoine.
4. Objectifs et horizon : ce que le client veut atteindre, et quand.
5. Profil : connaissances et expérience, attitude face au risque, capacité de perte, préférences de durabilité.
6. Recommandation : produit ou contrat, montant, répartition, frais.
7. Justification de l'adéquation : le lien, point par point, entre la recommandation et les parties 3 à 5.
8. Points d'attention : risques, besoin éventuel de réexamen périodique, conditions de sortie.
9. Remise : date et mode de remise sur support durable, avant la souscription.

Les parties 3 à 6 reprennent des informations que vous avez déjà : pièces d'identité, justificatifs, recueil d'informations, notes de rendez-vous. C'est là que se perd le plus de temps de saisie.

Le rapport périodique d'adéquation

Quand vous proposez un service qui comprend une évaluation périodique de l'adéquation, MIF 2 prévoit deux règles (règlement délégué 2017/565, art. 54 §12 et §13) :

• Fréquence : l'adéquation des recommandations est réexaminée au moins une fois par an, plus souvent selon le profil de risque du client et le type d'instruments recommandés.
• Contenu : les rapports qui suivent le premier peuvent ne couvrir que les changements, sur les produits ou dans la situation du client, sans répéter tout le rapport initial.

Côté assurance, si vous avez informé le client que vous procéderiez à une évaluation périodique, le rapport périodique contient une déclaration mise à jour sur la manière dont le contrat répond à ses préférences, à ses objectifs et à ses autres caractéristiques.

Les erreurs fréquentes

• Le rapport générique, copié d'un client à l'autre, sans référence à la situation réelle.
• La justification absente : le produit est décrit, mais rien n'explique pourquoi il convient.
• L'incohérence entre profil et produit, par exemple un produit à risque de perte en capital recommandé à un client au profil équilibré.
• Un email à la place du rapport : pour un CIF, l'AMF rappelle que des emails ou courriers ne remplacent pas le rapport écrit.
• La remise après la souscription, hors du cas encadré de la vente à distance.
• Des informations client périmées, reprises d'un ancien recueil sans mise à jour.

Questions fréquentes

Rapport d'adéquation et déclaration d'adéquation, est-ce la même chose ?

Oui. Les directives MIF 2 et DDA parlent de « déclaration d'adéquation », le règlement délégué MIF 2 de « rapport d'adéquation ». Dans la pratique des CGP, les deux termes désignent le même document.

Le rapport d'adéquation est-il obligatoire en assurance vie ?

Oui, lorsque vous fournissez un conseil sur un produit d'investissement fondé sur l'assurance, par exemple un contrat d'assurance vie en unités de compte. La DDA impose alors une déclaration d'adéquation sur support durable avant la conclusion du contrat.

À quelle fréquence remettre le rapport périodique d'adéquation ?

Sous MIF 2, l'entreprise qui mène des évaluations périodiques de l'adéquation les réalise au moins une fois par an, plus souvent selon le profil de risque du client et les instruments recommandés.

Peut-on remettre le rapport d'adéquation après la souscription ?

Seulement en cas de souscription à distance qui empêche de le transmettre avant, si le client a accepté de le recevoir juste après et s'il a eu la possibilité de retarder la souscription pour le recevoir avant.